根据鲁教办字[2010]3号文件精神，今年6月，省教育厅、省档案局将联合组成高校档案工作检查评估专家组，对我院档案工作进行检查评估。为切实做好“高校档案管理工作评估”迎评准备各项工作，争取评估优秀成绩，为学院人才培养工作评估奠定坚实基础，根据国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》和《山东省教育厅山东省档案局关于认真贯彻落实< 高等学校档案管理办法>的意见》， 经研究决定开展学校档案史料的收集和归档工作，现将有关事项通知如下：
1、归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2、归档的文件材料必须反映学校各部门活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的文件材料必须遵循其自然形成的规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
1、归档的主要内容包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、实物等十二个方面的内容。具体范围见《山东商务职业学院文件材料归档范围和保管期限表》。
2、 归档的重点以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性文件材料，其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
3、《山东商务职业学院文件材料归档范围和保管期限表》中归档单位为本类档案材料收集的责任单位，表中所列内容为本次收集材料的重点。对于应移交学校综合档案室的材料应在5月15日前，全部移交综合档案室。对于缺失的材料，要按照要求补齐。
4、各部门按照“先收集，后规范”的原则，对文件材料进行收集归档，除移交学校综合档案室的文件材料外，其他文件材料应在各处室、系部集中管理，统一按照学校要求进行分类、编号。系部归档内容参见《山东商务职业学院系部文件材料归档范围和保管期限表》，时间范围为2007年-2009年。
根据简明使用的原则，我校档案拟设两级类目，暂不设第三级类目。一级类目是高等学校档案实体的最高层次。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目，一级类目的标识，采用类目名称前二字汉语拼音的第一个字母。其名称标识如下：
DQ（党群） XZ(行政) 学生（XS） JX（教学） KY（科研） CP（产品生产） JJ（基建） SB（仪器设备） CB（出版） WS（外事） CK（财会） SW（实物）
二级类目的标识采用“双位制”，如：“综合”为“11”，其余二级类目依次是12，13……、99，带“0”的数字不用。
1、加强组织领导。做好档案管理工作评估是一项综合性的系统工程，关键在于领导重视，组织得力。各处室、系部要指定专人负责本部门档案管理工作，成立由主要领导挂帅的工作小组。全院形成党委统一领导，主要领导亲自抓，分管领导靠上抓，各职能部门、各系分工负责、齐抓共管的领导机制和工作机制。
2、要把档案工作评估和人才培养工作评估结合起来。档案工作评估是人才培养工作评估的一部分，两者要紧密结合，档案工作评估由办公室总牵头。
3、实行任务分工负责制。“档案管理”工作牵涉到学院工作的方方面面，时间紧，工作量大、标准要求高、任务艰巨，必须分工明确，责任落实。各处室、系部主要负责同志是“档案评估”工作的第一责任人，要按照各自分工的任务和时间进度，认真做好自查、整改、建设等各项工作任务，确保各项工作任务落到实处。
4、加大检查整改建设工作的力度。要以评估为动力，以评估标准为依据，把检查评估的过程作为加强全院档案管理工作的过程，进一步提高我院档案管理工作新水平。“档案评估”工作办公室要加强经常性的检查督导工作，严格质量标准，严格时间进度，严格任务分工，及时发现工作中存在的问题，督促相关部门和单位及时整改，确保档案评估工作高水平、整改工作高质量。