根据鲁教办字[2010]3号文件精神，今年6月份，省教育厅、省档案局将联合派出高校档案工作检查领导小组，对我院档案工作进行检查评估。本次检查实行百分制，按检查得分评选优秀、合格、不合格三个等次。7月底检查结果将全省通报。为切实做好“高校档案管理工作评估”迎评准备各项工作，争取评估优秀成绩，根据国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》和《山东省教育厅山东省档案局关于认真贯彻落实< 高等学校档案管理办法>的意见》， 经研究，决定开展学校档案史料的收集和归档工作，现将有关事项通知如下：
一、各处室、系部应高度重视档案史料收集归档工作，确定一名领导分管，设专人具体负责做好档案史料的清理、收集和归档工作，并建立健全新的档案管理制度。
二、在收集整理过程中，任何单位和个人不得随意销毁和丢失档案，或占为已有，应认真做好移交手续。
三、充分发挥各职能部门的作用，分工负责，齐抓共管，通力合作，共同做好档案史料的收集和归档工作。
四、各处室、系部4月23日前将相关材料送交档案室。
1、党群类：高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。办公室负责。
2、行政类：行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。办公室负责。
3、学生类：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。学生处负责。
4、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。教务处负责。
5、科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。教学研究室负责。
6、基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。总务处负责。
7、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。实验实训中心负责。
8、产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。食品工程系、机械系负责。
9、出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。教学研究室负责。
10、外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。商务外语系牵头，其他部门配合。
11、财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。财务处负责。