山东商务职业学院综合档案室成立于二〇〇八年十月，它既是学院档案工作的职能管理部门，又是学院档案实体管理和提供利用的机构。综合档案室主管、保存全院党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、实物等各类档案。

目前，综合档案室专职档案工作人员2人，兼职档案员20人，设有综合档案室、档案库房、阅档室。综合档案室馆藏档案始于1975年。

学院综合档案室实行档案库房、办公室两分开，自2008年开始按照上级有关要求，实行了档案库房、阅档室、办公室三分开，库房面积达70多平方米 ，阅档室30多平方米，办公室30多平方米，库房面积能够满足档案的需要，还留有一定的余地，并采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，为库房配备了温、湿度测试仪、灭火器、空调机、防磁柜、杀菌机等设施设备。为保证工作顺利开展，先后购置了激光打印机、扫描仪、刻录机、联想系列台式计算机和碎纸机等。建立了档案工作网页，购置了专门档案管理软件，系统能够实现档案收集、整理、编目、统计、借阅利用等功能，但仍未利用完全。建成室藏全部档案的案卷级和文件级目录数据库。

我院综合档案室坚持贯彻依法制档、科学建档、规范管档、丰富馆藏的指导思想和“四纳入”、“四同步”管理的基本原则，以《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《普通高等学院档案管理办法》和《归档文件整理规则》等为准绳，结合学院实际，先后制定、修订、颁发了《山东商务职业学院系部档案管理办法》、《山东商务职业学院档案现代化制度》等一系列档案工作规章制度，进一步明确了各处室和院系各部门分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管理，基本形成学院档案工作有法可依，部门归档有章可循，档案工作依法开展的新局面。

    综合档案室与时俱进，开拓创新，重视室藏档案的开发利用工作，紧紧围绕学院工作重点，积极为教学、科研及管理工作服务；为师生员工及校友出具学历、成绩证明等提供了可靠的凭证和依据。

为了发挥档案的潜在作用，方便利用，服务我院各项工作，学院综合档案室编制了各类档案检索工具、归档文件目录、案卷目录、全引目录等档案检索工具；汇编了各类资料，运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高了档案利用的效率；建立了各类档案统计台帐，如档案借阅登记薄、档案数量统计台帐等做到清晰规范。在利用方面，学院利用档案资料建立了校史展室，以丰富的内容、多样的形式，展示了我院发展的历史，成为我院教职工和学生教育的场所和对外接待宣传的窗口。